如何利用項目管理系統解決常見的財務管理問題？
發布時間：2020-09-27 點擊率：1011
常見財務問題解決方案
財務問題往往是廣大工程項目企業最為頭疼的，財務的問題具有危害大、管理難、影響廣等特點。
今天，金石軟件就系統的盤點一下，各個工程企業常見的財務問題和解決方案。
問題1：付款額大于發票金額
職工A與供應商甲簽訂合同，采購商品總計30萬元，發票開到入賬后，因變化需多付2萬元。A為了節約流程時間，違規操作，未重新簽訂合同，導致公司付款32萬元，得到的發票卻只有30萬元。
該操作會對企業造成什么影響？
1 職工A補回發票再讓財務進行沖減，但開票從協商到開具、郵寄需要一定的時間。
2 職工A無法補充發票，那差額難以處理保障，只能掛暫不往來，或需要通過其他途徑補充發票。
金石解決方案：
系統可以設定以項目合同為基準，該合同相關的付款額度不能超過發票額。（系統會自動關聯發票），以此杜絕違規操作。
問題2：付款金額超過了預付款申請
員工A在3月10日請示高層領導X下月采購水泥20噸，總金額6000元。但后來查賬時發現付款金額高達7800元，而財務人員表示當時工作太忙，沒有看到預付款批示，只看到領導簽字的采購申請即進行付款。各執一說，最后也沒法解決。
金石解決方案：
這類情況常出現于組織架構不完善，缺乏有效、科學的管理系統的企業，由于單據之間沒有聯系，僅憑紙質文件記錄領導批示，在時間跨度較長情況下，很容易出現各種漏洞。
金石項目管理系統將收錄所有的預付款申請，監控發生的付款申請單，在財務人發起付款申請時，如遇超額將自動發起提醒。提醒功能可以有效的防止財務人員出現失誤，如果在提醒模式下再出現失誤，也可以明確責任，進行強化管理和追責。
問題3：重復付款
某子公司采購部業務人員A發起支付供應商貨款申請，恰逢財務經理有急事處理，匆忙付款后卻沒有將信息告知A。
結果，A并未接到上級領導的批復，以為未付款。在三天后，又提交同樣的付款申請，由于該子公司創立不久，財務人員匱乏，忙碌中未經過嚴格審核，再次將相同款項付出。直到月末對賬才發現。
金石解決方案：
重復付款這種低級錯誤其實并不罕見，不過利用項目管理系統就能輕松解決，無需額外設置，系統將會自動監控，同合同下方重復付款、超額付款時將自動發起提醒。
問題4 員工借款未還
某員工A欲借款1萬元，承諾次月歸還。公司領導考慮雖然A剛入職不久，但正巧談下了大單子，提成2萬元，不會出現問題，遂批準。
但由于事物繁忙，在員工A未歸還的情況下發放了次月的工資及提成。A次日失蹤、查無音訊，雖然1萬元已經可報警立案，但當前已對公司造成損失。
金石解決方案：
領導可在項目管理系統中設置：員工借款自動從工資里扣除，之后系統將自動扣除，不需要人工操作，也不會出現失誤。
